6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile, 2013 yılından itibaren tüm işverenler işyerleri için acil durumlara karşı eylem planları ile çalışanları eğitmek için yıllık tatbikat yapmak (eğer yetkinliği varsa) veya yaptırmakla (yetkili iş güvenliği uzmanına) yükümlüdür.
Doğal afetler, yangın, kimyasal ya da basınçlı kapların patlaması, sabotaj, terör saldırısı gibi durumlarda iş yerindeki bireylerin alması gereken tedbirler zincirinin neler olduğunun anlatılması, planlanması ve ilgili tatbikatların yapılmasına “Acil Durum Planı” denilmektedir.
Acil durum planlamaları firmalarda yaşanabilecek olası risklere karşı iş yerindeki bireyleri hazırlıklı tutma amacını güden bir dizi planı, iş bölümünü ve tatbikatları içerir.
Acil durum planlarının hazırlanması 3 aşamada gerçekleşmektedir. Bu aşamalar planlama ekibinin oluşturulması, mevcut durumun yapısı, risk değerlendirmesinin yapılması ve acil durum planının hazırlanması şeklindedir. Bu aşamaların detayları şu şekildedir.
Acil durum planını hazırlamak için görevli bir kişi veya ekip olmalıdır. Bu işlemlerin yürütülmesi için aşağıdaki aşamalardan faydalanılabilir.
Ekibin yapısı:
Ekibin büyüklüğü işletmenin yapısı, büyüklüğü, ihtiyaçlar ve kaynaklara bağlıdır. Genelde bir grubun bu işle görevlendirilmesi en iyi seçimdir. Bunun nedeni;
• Çoklu katılımı teşvik etmesi ve daha fazla çalışanın desteğini almasıdır.
• Katılımcıların katkısını artırmasının sağlanmasıdır.
• Planlama sürecini görünür hâle getirmesidir.
• Konu üzerinde bakış açısını genişletmesidir.
Kimin aktif üye, kimin yedek üye olduğu tespit edilmelidir. Pek çok durumda, işin en önemli kısmı bir veya iki kişi tarafından yapılır. Bunun yanı sıra çalışmaları yürütürken bilgi ve destek alınabilecek yerler şunlardır:
• Üst yönetim
• Kısım Yöneticileri
• Çalışanlar
• Teknik Hizmetler
• Teknik emniyet ve çevre politikasını yürüten kısımlar,
• Halkla ilişkiler görevlileri
• Koruma ve güvenlik birimi
• Pazarlama ve Satış
• Hukuk Müşavirliği
• Finansman ve Satınalma
Ekiptekilerin bu çalışmaları yürütmek üzere üst yönetimden yazılı olarak görev alacak kişilerin görevlendirilmeleri sağlanılmalıdır. Acil durum planlama ekibi, acil durumlara müdahale etmesi için, acil durumda görev alacak kişileri görevlendirirler.
Yönetim Desteği ve Yetkilendirme:
Yönetimin desteğini göstermek ve yardımlaşma ortamı yaratmak için planlama ekibine planın hazırlanması için alınması gerekli kararları alma yetkisi verilmelidir. Ekipteki üyeler ile ekip lideri arasındaki yetki sınırlarının net olarak tanımlanması gerekmektedir.
Acil Durum Yönetim Politikasının belirlenmesi:
Üst yönetim, işletmenin acil durum yönetim politikasını ortaya koymalıdır. Bu politika, planın amacını tanımlamalı ve tüm işletmenin bu planın kapsamı içinde olduğunu vurgulamalıdır. Planlama grubunun yapısı ve yetkilerini tanımlamalıdır.
Termin Planı ve Bütçeleme Yapılması:
Bu çalışmayla ilgili termin planı hazırlanmalı, işin kritik safhaları belirlenmeli ve işin bütçesi yapılmalıdır. Termin planı, öncelikler netleştikçe gözden geçirilmelidir. Bütçeleme, başlangıç için araştırma, doküman hazırlığı, seminerler, danışma hizmetleri gibi planlama aşamasında gerekli olabilecek harcamaları kapsamalıdır.
Mevcut Durumun Tespiti ve Risk Değerlendirmesi
Bu aşama, mevcut riskler, olası zararlar ve acil durumlar ile ilgili bilgi toplanması ve ardından işletmenin bu acil durumlara mevcut müdahale yeteneğinin tespitine yönelik bir çalışmadır.
Mevcut Durumun Tespiti
Bu bölümde yapılması gereken işlemler şu şekilde olacaktır;
Mevcut plan, prosedür, talimat gibi dokümanlar gözden geçirilmeli, yasal dayanaklar ve gerekçeler belirlenmeli, kritik önemi olan kaynaklar, durumlar belirlenmeli, iç kaynaklar, dış kaynaklar ve imkânlar tanımlanmalıdır.
Mevcut Dokümanların Gözden Geçirilmesi
Mevcut plan, prosedür, talimat vb. dokümanlar gözden geçirilmelidir. Bunun için bakılacak bazı dokümanlar;
• İş sağlığı ve iş güvenliği prosedürü
• Acil durum prosedürü
• Risk değerlendirmesi prosedürü
• Acil durum planı
• Tahliye planı
• Yangından korunma planı
• Çevre ile ilgili prosedürler
• Koruma ve güvenlik prosedürleri
• Sigortalama ile ilgili prosedürler
• Finansman ve satınalma prosedürleri
• İş tanımları
• Zararlı maddeler planı
• Ana geliştirme planı
• Karşılıklı yardım ve işbirliği anlaşmaları
Kritik Kaynakların ve Durumların Belirlenmesi
Meydana gelebilecek bir acil durumun etkilerinin anlaşılması ve bu etkilerin giderilmesi için ihtiyaç duyulacak desteklerin tanımlanabilmesi için kritik kaynak ve durumların neler olduğu bilgisine ihtiyaç vardır. Bu amaçla aşağıdaki hususlar gözden geçirilmelidir;
• İşletmenin üretimi ve bu üretim için ihtiyaç duyulan hizmetler, malzeme, iş gücü ve ekipman desteği
• Başta sadece bir tek tedarikçiden sağlananlar olmak üzere, tedarikçilerden sağlanan ham madde, malzeme ve hizmetler.
• Tesis için hayati önemi olan enerji, su, gaz, kanalizasyon, haberleşme, nakliye ve ulaşım hizmetleri.
• Tesisin işlemesi için gerekli personel, ekipman ve yapılması gereken müdahaleler.
İç kaynak ve imkânları tanımlanması
Bir acil durum operasyonunda ihtiyaç duyulabilecek kaynak ve imkânlar şunlar olabilir:
Ekipler ve Personel: Acil durumlar için aşağıda belirtilen ekipler koordineli bir şekilde oluşturulmalı ve görevleri tanımlanmalıdır.
• Şirket kriz masası
• Şirket acil durum yönetim kadrosu
• Hasar tespit ekipleri
• Kurtarma ekipleri
• Yangın ve tahliye ekipleri (Söndürme, kurtarma, koruma)
• İlk yardım ekibi
• Sosyal yardım ekibi
• Lojistik destek ekibi
Tanımlar hem işletmeden hem çevreden kaynaklanabilecek tüm acil durumları kapsamalıdır. Pek çok olay acil durum olarak yorumlanabilir. Bunlar;
• Yangın
• Deprem
• Sel/su baskını
• Yoğun kar yağışı
• Toplu gıda zehirlenmesi
• Fırtına
• Heyelan
• Kimyasal madde kazaları
• Parlayıcı ve patlayıcı madde kazaları
• Radyasyon kazaları
• Anarşik olaylar
• İletişim sistemini çökmesi
• Bilgisayar sisteminin çökmesi
• Ana müşteri veya tedarikçilerin kaybedilmesi
• Büyük üretim arızaları
• Enerji kesilmesi
• Sabotaj
• İş kazası
• Trafik kazası
• Salgın hastalık
• Seferberlik hâli
